Wszystko to sprawia, że pracownicy nie są w stanie być tak wydajni, jak mogliby być w odpowiednich dla siebie warunkach. Z dala od biurowego zgiełku jesteśmy w stanie stworzyć swoją strefę produktywności, w której bez problemu wykonamy najważniejsze zadania. 

Być może już pracujesz lub zamierzasz pracować z domu, albo obecna sytuacja związana z COVID-19 wymusiła na tobie pracę właśnie w tym trybie? Zastanawiasz się jak zorganizować dzień pracy, by był maksymalnie produktywny, aby ze spokojnym sumieniem poświęcić popołudnie na swoje pasje i zajęcia? Uniwersalna instrukcja na produktywność nie istnieje, ale są skuteczne techniki, z których korzystają pracownicy, dla których praca z domu to chleb powszedni. Poniżej kilka z nich:

Wstań i ustal własną poranną rutynę

Niektórzy są najbardziej kreatywni i pracują wydajnie we wczesnych godzinach porannych, podczas gdy inni zdecydowanie wolą wieczorową porę. I to jest w porządku. Nie jest jednak tajemnicą, że ludzie sukcesu mają tendencję do wstawania przed świtem, aby rozpocząć dzień rutyną, która pomaga im wydajniej spędzić dzień. Czy kojarzysz, który z najpotężniejszych CEO rozpoczyna dzień o godz. 13.00? Cóż, my też nie. 

Warto wstać minimum godzinę przed planowanym rozpoczęciem pracy. Jeśli nie jesteś zwolennikiem porannego rozciągania i innych aktywności fizycznych, po prostu usiądź i zaparz sobie dobrą kawę. Bez pośpiechu zjedz śniadanie, weź prysznic i… ubierz się. Właściwie możesz potraktować swój poranek tak, jakbyś naprawdę za chwilę miał wyjść do biura. Takie przygotowanie pomaga w stworzeniu zdrowego dla samopoczucia dystansu pomiędzy czasem domowym i tym w pracy. 

Przygotuj swoje stanowisko pracy

Nawet jeśli jesteś przeciwnikiem minimalizmu, a rzeczy wokół pobudzają twoją kreatywność, powinieneś ogarnąć swoje miejsce pracy. Nie chodzi o to, że masz się pozbyć wszystkich rzeczy i zostawić na biurku wyłącznie monitor. Po prostu pozbądź się bałaganu i wszystkiego, co może rozproszyć cię w trakcie wykonywania zadań. Jeśli któraś z rzeczy nie będzie ci dzisiaj potrzebna, odłóż ją. Jeżeli nie masz zamiaru używać jej w ogóle – wrzuć ją prosto do śmietnika. Teraz. 🙂

Zaplanuj swój dzień i ustal priorytety 

Włączenie komputera i wylądowanie na Facebooku dzieli bardzo krótka droga. Trudno zacząć dzień efektywnie, kiedy nie masz pojęcia w co włożyć ręce, za to bardzo łatwo zgubić się w czeluściach internetu podczas porannej „prasówki”. Z pomocą przychodzi planowanie. Możesz skorzystać z narzędzi takich jak Trello, Asana czy Nozbe lub zrobić swoją „to do list” na kartce notatnika. Niezależnie od tego, jaką taktykę zastosujesz, pamiętaj o ustalaniu priorytetów.  

Zjedz tę żabę! Najtrudniejsze zadania wykonaj jako pierwsze 

Zadania niezwykle niewygodne, czasochłonne, trudne… ale ważne. To żaby, które ciągną się za nami i nie pozwalają o sobie zapomnieć, choć mamy w zwyczaju je ciągle odwlekać.  

Rozpoczęcie pracy od połknięcia okropnej żaby gwarantuje poczucie zadowolenia i spokoju – przecież najgorsze jest już za nami! Pozostałe zadania stają się małymi żabkami, a motywacja i poziom skupienia, które możemy zainwestować w pozostałe zadania rosną.

W swojej książce „Zjedz tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do odwlekania” Brian Tracy prezentuje taktyki, pomagające wyrobić nawyk stawiania czoła trudnym wyzwaniom, podnosząc przy tym swoją efektywność. Jeśli masz wrażenie, że odwlekanie trudnych zadań i decyzji to właśnie twoja zmora, koniecznie sięgnij po tę książkę. A jeśli nie lubisz „tracić” czasu, posłuchaj jej w formie audiobooka.  

Zrób to w dwie minuty 

Drugą grupą zadań, często odkładaną na później (które w wielu przypadkach nigdy nie nadchodzi) są: drobne zadania, maile, tzw. wrzutki. Jeśli masz wrażenie, że twoja lista rzeczy do zrobienia nieustannie rośnie, a ty utknąłeś na samym początku, zasada 2 minut pomoże ci się z tym uporać. Spójrz na swoją listę jeszcze raz. Jeśli zauważysz na niej rzeczy, których realizacja zajmie nie więcej, niż 2 minuty – wykonaj je od razu. Są to zazwyczaj odpowiedzi na maile, napisanie krótkiej instrukcji czy telefon do klienta. Rozpraw się z nimi, wykreśl z satysfakcją i płynnie przejdź do pozostałych ze spokojną głową. 

Nie bądź wielozadaniowcem 

Wielozadaniowość brzmi z pozoru jak świetna strategia. Niestety wiele osób pada ofiarą pułapki robienia kilku rzeczy naraz, obniżając swoją produktywność. Takie podejście wymaga podzielenia uwagi między zadaniami, dlatego często prowadzi do pomyłek lub stosu rozpoczętych i niedokończonych zadań. 

Trudno w to uwierzyć, przecież wielozadaniowość od lat podkreślana jest jako cecha pożądanego pracownika! 

Cóż, powstało wiele badań na ten temat. Dowiedziono w nich m.in., że: wielozadaniowość wpływa negatywnie na produktywność, obniża wydajność mózgu, a nawet IQ

Nie ryzykuj 😀 i skup się na jednej rzeczy – odhaczaj zadania zgodnie z listą „to do”. Zanim zabierzesz się za kolejne, upewnij się, że w pełni skończyłeś poprzednie. Nie pozwól też, aby inne małe, bieżące zagadnienia przeszkadzały ci w realizacji tych większych. Wykorzystaj regułę 2 minut pomiędzy nimi. 

Pozbądź się fałszywej pracy

Niekończące się rozmowy, zestawienia, raportowanie wielu osobom, researche i mylne przekonanie, że najlepsi pracownicy to ci, którzy pracują długo i ciężko – wszystko to przyczynia się do szerzenia kultury fałszywej pracy. Fałszywa praca to ta, która tylko sprawia wrażenie wartościowej, a w rzeczywistości taka nie jest.  

Nie jest też tak, że ludzie wykonujący fałszywą pracę nie są bardzo zajęci. Oni często toną w zadaniach! Problem w tym, że robią wiele rzeczy bez jakiegokolwiek rezultatu. Mogą ciężko pracować każdego dnia, a jednocześnie nie osiągać żadnych efektów. Zidentyfikuj i w miarę możliwości pozbądź się zadań, które nie wpływają na rozwój firmy lub twój osobisty.

A jeśli właśnie zdałeś sobie sprawę, że pojęcie fałszywej pracy doskonale opisuje znaczną część twoich zadań z ubiegłego tygodnia, być może zainteresuje Cię książka Brenta Petersona i Gaylana Nielsona, która rozkłada ten temat na czynniki pierwsze. 👉 Fake Work: Why People Are Working Harder than Ever but Accomplishing Less, and How to Fix the Problem.

Włóż słuchawki

Może właśnie podczas czytania tego wpisu słuchasz ulubionej playlisty na Spotify? Jeśli nie wyobrażasz sobie pracy w ciszy, mamy pozytywne wieści. Muzyka bez wątpienia wpływa na sposób, w jaki wykonujemy zadania, w tym znacznie zwiększa produktywność. Aż 90% badanych pracowało lepiej podczas słuchania muzyki. 

Kilka muzycznych fun-factów:

  • Słuchanie gatunku eksperymentalnej muzyki elektronicznej ambient poprawiło dokładność wprowadzanych danych u 97% badanych.
  • Muzyka taneczna poprawia tempo redagowania tekstów o 20%
  • Pop redukuje prawdopodobieństwo popełnienia błędu o 14% i doskonale sprawdza się jako tło do wprowadzania danych. 
  • Jeśli twoja praca wymaga głębokiego skupienia, słuchaj podobnych do siebie piosenek
Źródło: https://www.webfx.com/blog/internet/music-productivity-infographic/

 

To tylko kilka wskazówek, dzięki którym staniesz się produktywny pracując z domu. Jak wspominaliśmy na samym początku – nie ma uniwersalnej instrukcji. Strefa produktywności każdego z nas może się różnić, dlatego ważne jest, by dostosować wybrane techniki do swojego stylu życia. 

No dobra, a co zrobić z zaoszczędzonym czasem, jak już wszystko tak płynnie ogarniemy?
Przecież w obecnej sytuacji lepiej nie wychylać nosa z domu! 

Racja, #zostanwdomu! Albo nieco bardziej dosadnie: #staythefuckhome i pomyśl, jak obrócić tę z pozoru nieprzychylną sytuację na swoją korzyść. Wykorzystaj ten czas w najlepszy z możliwych sposobów – na samorozwój. Zrób rzeczy, na które nigdy wcześniej nie miałeś czasu lub stale je odkładałeś (jak te żaby). Naucz się nowego języka, nadrób branżowe lektury lub skorzystaj z szerokiej oferty kursów online. Takie kursy mogą być płatne lub darmowe, polskie lub obcojęzyczne. Kończąc niektóre z nich możesz otrzymać certyfikat, który uzupełni twoje CV. A może ten nieoczekiwany nadmiar czasu wolnego pomoże ci zmienić życie i wejść do branży IT? W Software Development Academy oferujemy kursy zdalne prowadzone na żywo przez trenerów, dzięki którym, nie wychodząc z domu, możesz nauczyć się programować lub testować. Brzmi interesująco? Dołącz do jednego z webinarów, na którym poznasz wszystkie szczegóły: https://sdacademy.pl/wydarzenia/.