Menedżerowie i liderzy zespołów stanęli przed potężnym wyzwaniem kierowania zespołami zdalnymi. Do tej pory pracownicy korzystali z home office w raz, dwa razy w tygodniu, w niektórych firmach w ogóle nie było takiej możliwości, a tu nagle bum! wszyscy pracują zdalnie. Niby banalne to zarządzanie zespołem rozproszonym, ale jednak trudne do zrealizowania.

Zdecydowanie prościej jest poprowadzić zdalnie zespół, który był ze sobą i z przełożonym zżyty, w którym panowała dobra atmosfera wzajemnego szacunku i otwartości i w którym ludzie sobie nawzajem ufali. Kwestia zaufania jest tutaj bardzo ważna, ponieważ wszyscy znaleźliśmy się w nowej sytuacji, nieraz trochę krępującej (np. krzyczące dzieci podczas wspólnej konferencji) i o tej nowej sytuacji trzeba po prostu ze sobą rozmawiać.

Co możesz zrobić jako przełożony? Przede wszystkim balansować między potrzebami biznesu a potrzebami Twoich pracowników. Cele, które w obecnej sytuacji wyznacza biznes i decyzje, które podejmuje, mogą być nerwowe i trochę chaotyczne. Wiele z nich dotyczy cięcia kosztów i szukania oszczędności. Po stronie pracowników z kolei pojawia się lęk i związana z nim potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa. Jako osoba kierująca zespołem, musisz balansować i pamiętać o interesach obu stron. Każdy z menedżerów ma swój styl pracy: jedni są bardziej „zadaniowcami” (zorientowani na biznes), drudzy są bardziej nastwieni na relacje (zorientowani na ludzi). W obecnej sytuacji postaraj się pogodzić z funkcjonowaniem w tym rozdźwięku i elastycznie traktuj oba obszary. Po prostu bądź Agile! Działaj zwinnie! Miej elastyczne podejście do tego, w jaki sposób Twoi pracownicy realizują cele, ważne by do Ciebie trafiły one na czas. Wyznaczaj raczej cele krótkoterminowe, ale takie, które będą oddziaływały na przyszłość. W trakcie kryzysu przejdź na działanie tu i teraz, ale nie oznacza to, że masz porzucić wszystkie dalekosiężne plany. One dzisiaj wymagają zrewidowania i podzielenia ich na mniejsze kawałki: takie, których efekty będą szybciej widoczne i wpłyną na motywację i zaangażowanie pracowników.

Pamiętaj, aby w tym trudnym czasie rozbudzać u pracowników motywację wewnętrzną, pozwalającą zidentyfikować się z pracą i postrzegać ją jako szansę i możliwość zawodowego i osobistego rozwoju. Motywacji wewnętrznej, zwanej też Motywacją 3.0, poświęcił dużo uwagi Daniel Pink.  Zdefiniował on trzy obszary, które wzmacniają wewnętrzne zaangażowanie. Są to: autonomia, mistrzostwo oraz poczucie celu.

Zespół, w którym panuje poczucie autonomii tworzy środowisko zorientowane na wyniki (ROWE – results – only work environment). Przełożony przekazuje cel do realizacji, natomiast pozostawia pracownikom autonomię dotyczącą samego zadania, techniki i czasu.

W mistrzostwie, z kolei, chodzi o to, by zadania nie były ani za proste, ani za trudne, by pracownik odczuł stan flow. Zadania zbyt proste i rutynowe szybko nudzą członków zespołu, zbyt trudne frustrują i niechcący mogą obniżyć samoocenę. Istotne jest, by wyznaczone zadanie mieściło się w obszarze, w którym pracownik chce się rozwijać i doskonalić, to pozwala mu świadomie dążyć do mistrzostwa.

Ostatni z obszarów to poczucie celu. Cele, które wyznaczasz powinny być istotne dla pracownika (to co robię, jest ważne), przydatne (ludzie nie chcą pracować nad mało ważnymi tematami) oraz konkretne (dobrze sprecyzowane).

Zarządzając zespołem zdalnym, pamiętaj, że pandemia zamieniła wiele domów z dotychczasowej oazy odpoczynku od pracy na biuro, przedszkole / szkołę, kuchnię wraz ze stołówką i plac zabaw. Do tego w wielu domach zarówno mąż jaki i żona pracują zdalnie. Dlatego też jednym lepiej będzie pracować rano, innym, gdy maluchy mają popołudniową drzemkę, a jeszcze kolejnej grupie koło godziny 21ej, gdy dzieciaki pójdą już spać. Postaraj się jasno definiować cele, podkreślać, co jest ważne i nie czekaj, aż całość będzie zrealizowana, odbieraj zadania w „mniejszych paczkach” i wykorzystuj ich wartość dla organizacji.

W kwestii komunikacji również zachowaj elastyczność: gdy trzeba – komunikuj stanowczo i wprost, by nie było niedomówień. Stanowczość i jednoznaczność są ważnie, gdy mówimy o bezpieczeństwie, wprowadzanych nowych ograniczeniach czy innych zmianach. Z drugiej jednak strony pamiętaj, że ludzie są w stresie i strachu: o siebie, bliskich, pracę.  Przyzwyczajają się do nowych warunków pracy, które dla wielu wcale nie są komfortowe. Zatem potrzebują komunikacji wspierającej, która pozwoli im zbudować nowe rytuały i zapewnić minimum bezpieczeństwa. Wykaż się zrozumieniem (np. gdy pracownik mówi: „poczekaj chwilę, muszę zmniejszyć temperaturę płytki pod zupą”) i tolerancją („mamooo! sikuuu!” albo „mamooo, bo on mi zabrał zabawkę!”), bądź wspierający („nie przejmuj się, wszyscy mamy dzisiaj takie wyzwania!”).

Obecna sytuacja mocno obnaży prawdziwą naturę wielu osób. Mogą wyjść na zewnątrz długo skrywane urazy i żale. Rozmawiaj z każdym z pracowników na osobności i uczciwie. Traktuj ludzi z szacunkiem i bądź dla nich fair. Oni to na pewno docenią.